Kokouskäytännöt

meeting

Amazonin palaverikäytännöistä pyöri varsin kiintoisa artikkeli verkossa ennen kesälomia. En nyt muista mistä ko. artikkelin itse lukaisin, mutta tässä ainakin Business Insiderin versio.

Tiivistetysti siis Amazonilla palaverit pyörivät sen ympärillä, että joku kirjoittaa ennen palaveria kuusisivuisen muistion. Palaveri alkaa sillä, että osallistujat lukevat muistion. Tämän jälkeen keskustellaan muistiosta ja siinä olevista asioista.

Tavan takana on se, että muistion tekijä joutuu oikeasti paneutumaan aiheeseen. Mieti itse, kuinka paljon taustatyötä vaatii kuuden sivun kirjoittaminen. Siihen ei riitä muutama minuutti, vaan todennäköisesti siihen menee useampi päivä. Ainakin mikäli sen kirjoittaa hyvin.

Kun kokouksen aihe pohjustetaan hyvin, on kokouksella paljon suurempi todennäköisyys olla jollain tavalla tuottava.

Itseäni ei tuskastuta juuri mikään muu niin paljon kuin palaverit, joihin kukaan ei ole valmistautunut.

Perinteisesti palaveri kutsutaan koolle jonkun hataran aiheen perusteella ja osallistujat ajattelevat palaverin aihetta ensimmäistä kertaa istuessaan palaveriin.

Valitettavan usein olen ollut paikalla palaverissa, jota ei myöskään johda kukaan. Tällöin sisältö on yleensä keskustelua jostain, asiasta tai asian vierestä. Lopputulos on lähes aina se, että mitää ei päätetä ja kaikkia vituttaa. Jos ei vituta niin ainakin väsyttää.

Itseäni houkuttelisi kokeilla Amazonin tapaa, edes jotenkin kevennetysti. Kuuden sivun kirjoittaminen saattaa useimmilta vaatia niin paljon työpanosta, että kaikki muu jää syrjään useaksi päiväksi, jopa viikoksi.

Toinen ärsyttävä asia, johon Amazonin jutussa ei otettu kantaa, on palaverien kestot. Miksi kokoukset kestävät aina vähintään tunnin? Vastaan tähän itselleni: Tunti on oletusaika lähes kaikissa kalenterisoftissa, erityisesti se on oletuskesto outlookissa.

Äkkiä mietittynä keksin hyvin vähän asioita, jotka vaativat tunnin palaverin. Toki on asioita, jotka voivat vaatia pidempiäkin kokouksia. Mutta suurin osa asioista saadaan käsiteltyä paljon lyhyemmässä ajassa, mikäli jokainen osallistuja on valmistautunut hyvin.

Istun varsin paljon erinäisissä kokouksissa. Usein otan kokouksen johtajan paikan ihan vain siksi, että olen mielestäni varsin hyvä siinä. Tässä omat vinkkini onnistuneeseen kokouksen johtamiseen:

1. Kirjoita agenda

2. Erittele agendassa, mitä asioita käsitellään ja mistä päätetään

3. Toimita osallistujille ennakkomateriaalia tai kerro miten heidän pitäisi valmistautua

4. Pidä osallistujat aiheessa, muistuta mistä pitäisi keskustella

5. Jos joku päätös jää tekemättä, päätä miten ja missä ko. asia päätetään

6. Kun agenda on käyty läpi ja päätökset tehty, lopeta kokous

Olen ainakin itse huomannut, että tuolla tavalla kokoukset pysyvät aiheessa ja ne saadaan varsin tehokkaasti vietyä läpi. Pitää varmaan seuraavaksi pyytää kirjoittamaan kuuden sivun muistio etukäteen.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.