Kun töitä, ja varsinkin ajatuksia on paljon, on oma ajan hallinta pirun tärkeää. Olen aina ollu hyvä hallitsemaan kalenteriani, mutta nyt syksyn aikana olen törmännyt haasteisiin.
Työmääräni ei sinäänsä ole lisääntynyt, mutta jostain syystä oma tehokkuuteni on laskenut. Ainakin minulle, tehokkaan työnteon on taannut aina hyvin organisoitu aikataulu ja sen mahdollisimman tarkka noudattaminen. Olen kuitenkin joutunut joustamaan aikatauluista liikaa syksyn aikana.
Tarkastelin omaa rutiiniani, joka meni jotenkin näin(ajat ovat viitteellisiä):
- Sähköpostit (30min)
- Blogien, uutisten yms seuranta (30min)
- Yhteinen aamupalaveri toimistolla (15-30min)
- Kahvi, blogien/uutisten luku (15min)
- Palaveri tai keskittymistä vaativaa työtä (1-2h)
- Lounas (30min)
- Sähköpostien silmäily (5min)
- Palavereita tai keskittymistä vaativaa työtä (2h)
- Kahvi, blogien/uutisten luku (15 min)
- keskittymistä vaativaa työtä (2h)
- Seuraavan päivän valmistelu (10-15min)
Koin ongelmaksi erityisesti iltapäivien työjaksot, sillä usein keskittyminen on huonoa, tai sitten ehdin päivän aikana harhautua toisaalle. Vastaavasti aamun lyhyt keskittymistä vaativaan työhön varattu pätkä täyttyy usein jollain muulla kuin mitä olin suunnitellut. Näin minulle jää oikeasti todella vähän aikaa siihen työhön, johon aikani kannattaisi käyttää.
Positiivista tuossa rutiinissa on ollut se, että kun olen rajannut sähköpostien lukemisen kahteen hetkeen päivän aikana, saamieni sähköpostien määrä on vähentynyt huomattavasti. Esimerkiksi sisäinen sähköposti on pudonnut olemattomiin.
Hienosäätöä
Tutkin hieman asiaa ja törmäsin useampaankin suositukseen siirtää tärkeimmät asiat ihan aamuun. Ei siis aamupäivälle, vaan aamuun. Heti siihen, kun saapuu töihin. Iltapäivään voi sitten hukuttaa palaverit, sähköpostit ja muut pakolliset aikasyöpöt.
Mielestäni perustelut tuntuivat järkevilta. Lisäksi itselläni on aamuja, jolloin pääsen toimistolla hieman aikaisemmin ja tällöin minulla on hyvää aikaa keskittyä aamuisin. Otin kokeiluun uuden rutiinin:
- Keskittymistä vaativaa työtä (1-2h riippuen mihin aikaan tulen toimistolle)
- Yhteinen aamupalaveri toimistolla (15-30min)
- Keskittymistä vaativaa työtä (1.5-2h), kahvi työn lomassa
- Lounas (30min)
- Sähköpostit (30min)
- Blogien/uutisten seuranta (30min)
- Kahvi, blgien /uutisten luku (30 min)
- Palaveri tai keskittymistä vaativaa työtä (1.5-2h)
- Seuraavan päivän valmistelu
Olen kokeillut uutta rutiinia nyt viikon ja ainakin minulle tuo on toiminut äärettömän hyvin. Tuntuu että olen saanut viikossa enemmän merkityksellisiä asioita aikaan kuin viimeisen kuukauden aikana.
Mitään suurta nerokkuuttahan tuossa ei ole. Ajatuksena on periaatteessa se, että teen tärkeimmät työt silloin kun olen virkeimmilläni. Näinhän se olisi aina pitänyt mennä, mutta jostain syystä toimistoelämän laki on ohjannut lukemaan sähköposteja aamuisin. Positiivista noissa aamuissa on lisäksi se, että yleensä saan tehdä töitä varsin rauhassa, kun suurin osa ihmisistä lukee vielä sähköposteja tai valuuu vasta toimistolle.
Muutama sovituista säännöllisistä palavereista on vielä aamupäivissä, mutta ne aion siirtää iltapäiviin heti kun mahdollista. Jatkossa pyrin myös blokkaamaan kaikki aamupäiviin ehdotetut palaverit, mikäli se on mitenkään mahdollista.
Tyypillisesti (viimeisen viikon aikana) olen saanut jo päivän tärkeimmät työt tehtyä kun menen lounalle ja näin ollen mikäli iltapäivällä ei ole palavereja sovittuna, voin keskittyä ajatustyöhön. Se on kuitenkin työtä tärkeimmästä päästä, mutta sille oli ainakin aiemmin vaikea löytää sopivaa tilaa.
Osittain uusi rutiini toimii varmasti myös siksi, että se poikkeaa vanhasta. Kaikki uusi toimii ainakin hetken, joten odotan mielenkiinnolla toimiiko tämä vielä puolen vuoden päästäkin.