Palautteen antaminen on harvalle ihmiselle helppoa, vaikka se on yksi tärkeimmistä taidoista elämässä. Palautteen avulla kasvatetaan lapsia, autetaan kanssaihmisiä oppimaan ja yrityksiä kehittämään toimintaansa.
Pyrin olemaan itse varsin suorapuheinen, mikä tarkoittaa että pyrin antamaan palautteenkin varsin suoraan. Odotan silloin myös saavani itse palautteen suoraan, oli se sitten positiivista, negatiivista tai rakentavaa.
Itse joudun antamaan palautetta useita kertoja päivässä: kotona, töissä ja harrastuksissa. Pyrin noudattamaan seuraavia ohjeita palautteen antamisessa, jotta se olisi mahdollisimman hedelmällistä molemmille osapuolille.
Kerro selvästi mitä odotat
Ennen kuin edes pääset antamaan palautetta, sinun olisi tehtävä vastaanottajalla selväksi mitä odotat. Kun molemmat osapuolet ovat samaa mieltä siitä, mikä on tavoite, on palautteen antaminen molemmille osapuolille helpompi tilanne.
Jos sinun ei ole mahdollista kertoa ennakkoon mikä on odotettava lopputulos, kerro odotuksesi ennen palautteen antamista ja kysy odotuksista mielipidettä vastaanottajalta
Kehu kun on aihetta
Positiivisen palautteen antaminen on perinteisesti suomalaisille vaikeaa, mutta sen teho on valtava. Erityisesti, mikäli palautteeseen on aihetta. Mikäli palautteen vastaanottaja on myös sitä mieltä, että hän on tehnyt hyvää työtä, niin palautteen teho on taattu. Mikäli vastaanottaja on eri mieltä, voi positiivinen palaute vaikuttaa päinvastoin.
Erityisesti lasten kanssa positiivinen palaute on tärkeää. Lapset hakevat aikuisten hyväksyntää, eivätkä välttämättä tiedä mikä on hyvin tehty ja mikä huonosti. Saadessaan positiivista palautetta lapsi oppii pikkuhiljaa ymmärtämään ns. halutun toimintatavan. Vastaavasti saadessaan positiivista palautetta huonosti tai väärin toimimisesta, lapsi kuvittelee sen olevan oikea toimintatapa.
Ole rakentava
Kun annat negatiivista palautetta, muista lisätä mukaan kehitysehdotus. Negatiiviselle palautteellekin on oma paikkansa, mutta melkein aina kehitys-/ratkaisuehdotuksen sisältävä palaute toimii paremmin.
Negatiivisen palautteen antaminen on helppoa. On helppo haukkua toisten toimintaa selän takana ja jopa päin naamaa, mutta sen hyöty on hieman kyseenalaista. Yleensä suora negatiivinen palaute aiheuttaa vaan sen, että vastaanottaja siirtyy puolustuskannalle eikä suostu hyväksymään palautetta.
Anna palaute kasvotusten
Mikään ei ole helpompaa kuin nimettömän negatiivisen palautteen antaminen, esimerkiksi sähköpostilla tai kirjeellä. Jos saan itse nimettömästi palautetta, en anna sen vaikuttaa toimintaani millään tavalla. Lisäksi pidän huolta, että annan itse aina palautteen suoraan, omalla nimelläni.
Palautteen antaminen kasvotusten koskee erityisesti negatiivista ja rakentavaa palautetta. Negatiivinen palaute tulisi antaa aina kasvotusten, koska se mahdollistaa vastaanottajan reaktion näkemisen ja mahdollisen palautteen tarkentamisen. Positiivisen palautteen voi antaa myös esimerkiksi sähköpostitse, mutta itse pyrin antamaan senkin kasvotusten.
Ole rehellinen
Kuten mainitsin, itse pyrin olemaan suorapuheinen. Suorassa palautteen antamisessa on omat haasteensa, erityisesti jos vastapuoli ei ole tottunut saamaan palautetta suoraan.
Olen kuitenkin itse kokenut, että pienen totuttelun jälkeen suora ja rehellinen palaute toimii kaikista parhaiten. Kukaan ei oikeasti pidä kiertelystä, kaartelusta ja siitä että joutuu tulkitsemaan mitä palautteen antaja mahtoi tarkoittaa.
Pyydä mielipidettä
Eniten palautteen antamisessa ainakin itseäni auttaa se, kun kysyn ensin palautteen vastaanottajalta hänen omaa mielipidettään käsiteltävästä asiasta. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden tunnustella vastaanottajan omia tuntemuksia ja mahdollistaa vielä aiotun palautteen sisällön muokkaamisen.
Jos esimerkiksi meinasit antaa negatiivista palautetta vastaanottajalle, mutta hän onkin itse sitä mieltä että teki hyvää työtä, voit vielä muuttaa palautteesi rakentavaksi lieventämällä negatiivista sanomaa ja lisäämällä rakentavan osion.
Pyydä itse palautetta
Olen huomannut sen, että kun pyydän itse palautetta omasta toiminnastani, opin valtavasti sekä palautteen antamisesta, että palautteen antajasta persoonana. Tämä helpottaa omaa palautteen antamista merkittävästi.
On huomattavasti helpompi antaa palautetta kun tuntee vastaanottajan.
Itse olen ainakin huomannut, että näillä perusajatuksilla palautteen antaminen on kohtalaisen helppoa ja ennen kaikkea tehokasta. Minulla on paljon vielä kehitettävää, mutta näillä ohjeilla olen päässyt hyvin alkuun.